Khi tổ chức, cá nhân đến nộp hồ sơ, công chức tại Trung tâm phải có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ. Khi đó nếu:

      - Hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết thì phải có nghĩa vụ hướng dẫn để tổ chức, cá nhân đến đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

     - Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì không được phép trả lại mà phải hướng dẫn cụ thể một lần bằng văn bản theo mẫu quy định.

     - Đối với hồ sơ hợp lệ, trừ trường hợp hồ sơ phải trả kết quả ngay, các hồ sơ còn lại phải vào sổ và lập phiếu hẹn trả kết quả theo quy định. Nghiêm cấm việc nhận hồ sơ mà không có phiếu hẹn thời gian trả kết quả. Đối với hồ sơ nộp trực tuyến việc thông báo tiếp nhận hồ sơ hợp lệ được thực hiện thông qua điện thoại, E_mail hoặc tính năng phản hồi trên phần mềm Một cửa điện tử.